Ένας από τους πρώτους στόχους των πληροφορικών συστημάτων ήταν η καταγραφή και ο έλεγχος των εξόδων παραγωγικής λειτουργίας του Οργανισμού.
Η στρατηγική περιορισμού του κόστους είναι πολύ διαδεδομένη στον Επιχειρηματικό κόσμο. Όμως, η επιχείρηση που κατορθώνει να διατηρεί την θέση του φθηνότερου ανταγωνιστή σε κάθε βιομηχανία, έχει μεγάλο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Η ικανότητα για την διατήρηση χαμηλού κόστους παραγωγής, είναι προϋπόθεση για την μακροπρόθεσμη ανάπτυξη σε ανταγωνιστικό περιβάλλον.
Η αξιοποίηση συστημάτων οικονομικής διαχείρισης και λογιστικής για τον έλεγχο και την μέτρηση του κόστους προϊόντων και υπηρεσιών, είναι κοινή πρακτική.
Παρακάτω περιγράφονται πρωτοβουλίες μείωσης του κόστους :
Α. Ανάλυση κόστους, λειτουργικής απόδοσης και κερδοφορίας
Βάσει στοιχείων που τηρούνται σε λογιστικά συστήματα είναι δυνατή η παρακολούθηση και ανάλυση της κερδοφορίας. Η χρήση λογιστικών δεικτών κερδοφορίας είτε σε επίπεδο Οργανισμού είτε σε επίπεδο κέντρου κερδοφορίας (profit center) που έχει ορίσει ο Οργανισμός, είτε σε επίπεδο προϊόντος - παρεχόμενης υπηρεσίας είναι πολύ διαδεδομένη πρακτική που βασίζεται αποκλειστικά στην αποτελεσματική ‘σύλληψη-καταγραφή’ και δομημένη ανάλυση της επιχειρησιακής πληροφορίας.
Η ανάλυση κόστους παραγωγής προϊόντος συμβάλλει στην στρατηγική τιμολόγησης και την εκτίμηση της κεδροφορίας. Η χρήση τεχνικών λογιστικής κόστους όπως το Activity Based Costing (ABC XE "Activity Based Costing (ABC" ) προϋποθέτει την παρακολούθηση στοιχείων όπως:
Οι οδηγοί κόστους αφορούν τόσο τα άμεσα κόστη παραγωγής που είναι σαφής ο επιμερισμός τους, όσο και τα έμμεσα κόστη που ο επιμερισμός τους γίνεται βάσει υπολογισμών (π.χ. εμβαδομέτρηση χώρων που υποστηρίζουν κάθε διαδικασία). Πέραν του κόστους παραγωγής πρέπει να παρακολουθούνται και στοιχεία που αφορούν την κατανάλωση πόρων για μάρκετινγκ και αποθήκευση των προϊόντων, την παροχή τεχνικής υποστήριξης προς τους Πελάτες.
Η διαδικασία Activity Based Costing (ABC) παρατίθεται στην εικόνα 7.
Εικόνα 7 - Activity Based Costing
Η παρακολούθηση του κόστους καθώς και της τιμολόγησης ανά Πελάτη επιτρέπει την ανάλυση των Πελατών βάσει κερδοφορίας, ώστε να δίνεται προτεραιότητα στις κατηγορίες Πελατών που παράγουν υψηλό κέρδος για την Επιχείρηση.
Η πληροφορία για τις κατηγορίες Πελατών που παράγουν χαμηλό κέρδος πρέπει να αναλυθεί ώστε να γίνουν κατανοητές οι σχετικές αιτίες.
Η προσέγγιση αθροιστικής παρακολούθησης στοιχείων κόστους αντί του αναλυτικού επιμερισμού σε προϊόντα και υπηρεσίες καθώς και της αθροιστικής παρακολούθησης στοιχείων εσόδων αντί της αναλυτικής παρακολούθησης ανά προϊόν, Υποκατάστημα και Πελάτη, δεν αποτελεί πρακτική αποτελεσματικής αξιοποίησης της πληροφορίας και δεν επιτρέπει την ανάλυση των αποτελεσμάτων της Επιχείρησης.
Αρκετές επιχειρήσεις δεν έχουν επαρκή πληροφορία για το ποιοί Πελάτες ή ποιά προϊόντα, παράγουν υψηλό κέρδος. Αντίθετα η αναλυτική παρακολούθηση επιτρέπει την υποβοήθηση στην λήψη αποφάσεων για την καλύτερη διαχείριση προϊόντων και υπηρεσιών.
Επιδιώκεται η μείωση του απαιτούμενου κεφαλαίου κίνησης (working capital): π.χ. μείωση του χρόνου παραμονής υλικών σε αποθήκη και αύξηση του ρυθμού ‘κίνησης της αποθήκης’ λόγω πωλήσεων (inventory turnover rate). (π.χ. οι ανταγωνιστικοί προμηθευτές υπολογιστών ‘κινούν’ τα εμπορεύματα κάθε 3-4 ημέρες.
Η ικανότητα συλλογής και ενοποιημένης αξιοποίησης πληροφορίας όπως:
ταχύτητα και κόστος set-up διαδικασιών παραγωγής, ρυθμού παραγωγής, χρόνος ολοκλήρωση κύκλου παραγωγικής διαδικασίας, κόστος δραστηριοτήτων και πόρων, κόστος ‘φύρας’, είναι ιδιαίτερα σημαντική.
Η πληροφορίας που συλλέγεται εστίαση ολοένα και περισσότερο στην υποβοήθηση δράσεων βελτιστοποίησης διαδικασιών και περιορισμού κόστους.
Β. Πληροφορία για την αποτελεσματική διαχείριση προμηθειών
Πληροφορία για την αξιολόγηση προμηθευτών και την επιλογή ενός μικρού αριθμού που περιορίζει το συνολικό κόστος προμηθειών, διατηρώντας παράλληλα το επιθυμητό επίπεδο ποιότητας.
Ενιαία διαχείριση πληροφορίας για τον περιορισμό του κόστους διαχείρισης προμηθειών: τήρηση πλήρων στοιχείων συναλλαγών.
Αξιοποίηση πληροφορίας για τον περιορισμό χρηματοοικονομικού κινδύνου
Η διαχείριση του χρηματοοικονομικού κινδύνου είναι καίριο ζήτημα για τον χρηματοοικονομικό τομέα.
Τράπεζες με δεκάδες χιλιάδες Πελατών που δανείζονται χρήμα, έχουν απόλυτη ανάγκη από εσωτερικό σύστημα διαχείρισης του πιστωτικού κινδύνου XE "σύστημα διαχείρισης του πιστωτικού κινδύνου" (credit risk). Η χρήση συστημάτων βαθμολόγησης του κινδύνου (credit risk ratings), βάσει πρωτογενών στοιχείων του Πελάτη, επιτρέπει την παραγωγή δευτερογενούς πληροφορίας που είναι ευκολότερα αξιοποιήσιμη για την συνθετική αξιολόγηση του κινδύνου έκθεσης από μεγάλο αριθμό δανειστών. Η βαθμολόγηση χρησιμοποιείται κατά την έγκριση δανείων, παρακολούθηση χαρτοφυλακίων και πληροφόρηση της διοίκησης.
Τα συστήματα βαθμολόγησης κινδύνου διαμορφώνουν αλλά και αντανακλούν την φύση των σχετικών με δανειοδότηση αποφάσεων που λαμβάνουν οι τράπεζες σε καθημερινή βάση. Τα συστήματα βαθμολόγησης κινδύνου διαφοροποιούνται ως προς τον βαθμό πολυπλοκότητας (αριθμός παραμέτρων που συμμετέχουν στην βαθμολόγηση) και τον τρόπο (π.χ. σημείο στον χρόνο ή περιοδική επαναβαθμολόγηση), ανάλογα με την φύση των εργασιών της κάθε Τράπεζας. Κατά τον σχεδιασμό συστημάτων βαθμολόγησης συνυπολογίζονται παράγοντες κόστους και αποτελεσματικότητας στην συλλογή πληροφορίας.
Η παρακολούθηση της λειτουργικής απόδοσης (operating performance) με χρηματοοικονομικούς δείκτες (π.χ. λόγος εσόδων προς επενδυμένα κεφάλαια) μπορεί να αναλυθεί σε βάθος χρόνου (time series analysis) ή σε σύγκριση με το μέσο όρο της βιομηχανίας (industry average) στην οποία δραστηριοποιείται η Επιχείρηση. Η ανάλυση μπορεί να παράγει ‘σήματα’ για την Επιχείρηση σχετικά με τον κίνδυνο μείωσης της ανταγωνιστικότητας.
Κατά ανάλογο τρόπο οι Επιχειρήσεις διαχειρίζονται τον κίνδυνο χαμηλής ρευστότητας ή και χρεοκοπίας με την συστηματική παρακολούθηση χρηματοοικονομικών δεικτών βραχυπρόθεσμης και μακροπρόθεσμης ρευστότητας (liquidity ratios), που παράγονται από πρωτογενή λογιστικά στοιχεία (υποχρεώσεις, μετρητά και απαιτήσεις).
Όλα τα συστήματα διαχείρισης κινδύνου βασίζονται στην ακεραιότητα της πληροφορίας και την προσβασιμότητα σε αυτή από τους αρμόδιους ρόλους (π.χ. υπεύθυνος διαχείρισης κινδύνου).
Η έγκαιρη αξιοποίηση της πληροφορίας είναι επίσης κρίσιμος παράγοντας. Η αξία της πληροφορίας για την διαχείριση κινδύνου, μειώνεται με το πέρασμα του χρόνου (όσο νωρίτερα διαγνωστεί ένας κίνδυνος τόσο καλύτερες προϋποθέσεις αντιμετώπισης του υπάρχουν).