Ποιότητα πληροφορίας_1 >> Κωστής Παναγιωτάκης

1.1 Διασφάλιση ποιότητας δομημένων δεδομένων.

1.3 Αρχιτεκτονική πληροφορίας – αξιολόγηση ποιότητας.

1.4.2 Στρατηγικός χαρακτήρας της πληροφορίας.

1.1 Διασφάλιση ποιότητας δομημένων δεδομένων

Η εγκαθίδρυση πολιτικών, προτύπων και διαδικασιών που θα καθορίζουν, επικοινωνούν, διασφαλίζουν, μετρούν και βελτιώνουν την διαχείριση πληροφορίας, αποτελεί επιτακτική ανάγκη στο σύγχρονο Οργανωτικό Περιβάλλον.

Σε πρόσφατες διεθνείς έρευνες αξιολογήθηκε το πλαίσιο ποιότητας πληροφορίας Οργανισμών και ο βαθμός εφαρμογής αρχών και μηχανισμών που συμβάλλουν στην βελτίωση (π.χ. έρευνα στα πλαίσια του συνεδρίου DAMA-I/Meta-data, 2001). Στις έρευνες αυτές αναδεικνύεται η περιορισμένη διείσδυση σχετικών αρχών και μηχανισμών, κάτι που δημιουργεί έντονο προβληματισμό.

Οι παράγοντες που αξιολογήθηκαν στις έρευνες αυτές αφορούσαν:

Τήρηση προτύπων ορισμού δεδομένων (data standards) σε όλες τις δράσεις ανάπτυξης νέων συστημάτων
Τήρηση σημαντικού ποσοστού των επιχειρησιακών όρων, σε υποδομή που δημιουργεί λεξικό (data dictionary)
Πολιτικές διαχείρισης πληροφορίας έχουν εκδοθεί στο ίδιο διοικητικό επίπεδο με πολιτικές οικονομικής διαχείρισης και διαχείρισης προσωπικού, και περιλαμβάνουν αναλόγου βαρύτητας κυρώσεις με τις τελευταίες, όταν δεν εφαρμόζονται

Ανάλογος προβληματισμός υπάρχει και στο Ελληνικό Περιβάλλον. Πρόσφατα έχουν αρχίσει προσπάθειες βελτίωσης της ποιότητας δεδομένων σε μεγάλους Οργανισμούς (Τράπεζες, Κυβερνητικούς Φορείς, ΔΕΚΟ). Αρκετές όμως είναι αποσπασματικές, δεδομένου ότι εστιάζονται μόνο στον καθαρισμό των επιχειρησιακών δεδομένων, χωρίς να εξετάζουν το σύνολο της αξιακής αλυσίδας πληροφορίας του Οργανισμού και να θέτουν τις προϋποθέσεις για την άρση των αιτιών που προκαλούν προβλήματα στην ποιότητα πληροφορίας. Είναι ξεκάθαρη η ανάγκη για την εγκαθίδρυση μηχανισμών που διασφαλίζουν την ποιότητα της πληροφορίας, από την στιγμή που εισάγεται στον Οργανισμό μέχρι την στιγμή που αξιοποιείται παραγωγικά. Είναι επιπλέον σαφές ότι δεδομένα που δεν εισάγονται στον Οργανισμό σε σωστό πλαίσιο, δεν μπορούν να αποτελέσουν στην συνέχεια βάση για πληροφορία υψηλής ποιότητας.

1.2 Γενικοί ορισμοί

Στην παρούσα ενότητα περιγράφεται ο τρόπος ‘μετατροπής’ των δεδομένων σε αξιοποιήσιμη γνώση.

Δεδομένα XE "Δεδομένα" είναι στοιχεία ή χαρακτηριστικά που περιγράφουν κάποια πραγματική οντότητα.

Η πληροφορία XE "πληροφορία" είναι δεδομένα σε συγκεκριμένο πλαίσιο (data in context). Αν τα δεδομένα είναι η πρώτη ύλη, η πληροφορία είναι το τελικό προϊόν.

Γνώση XE "Γνώση" XE "Γνώση" είναι πληροφορία XE "πληροφορία" , η σημασία της οποίας γίνεται κατανοητή και αξιοποιήσιμη από το συγκεκριμένο πρόσωπο που την έχει. Η έννοια της γνώσης είναι συνυφασμένη με την Ανθρώπινη διάσταση.

Η ικανότητα του Οργανισμού να αποκτά νέα γνώση και να την διαχέει αποτελεσματικά στο εσωτερικό του, θα παίξει μεγάλο ρόλο στην δυνατότητα επιβίωσης και επέκτασης του, στην εποχή της Πληροφορίας.

1.3 Αρχιτεκτονική πληροφορίας – αξιολόγηση ποιότητας

Επιχειρησιακή πληροφορία XE "πληροφορία" είναι η γλώσσα της επιχείρησης. Η αποτυχία συστηματικού ορισμού της γλώσσας, μπορεί να έχει αρνητικές συνέπειες στην επικοινωνιακή ικανότητα εσωτερικά και ‘προς τα έξω’.

Ο ορισμός των δεδομένων και της αρχιτεκτονικής της πληροφορίας (data definition & information architecture), είναι για την επιχειρησιακή πληροφορία XE "πληροφορία" , το ανάλογο των προδιαγραφών κατασκευής για το βιομηχανικού προϊόν. Η επιδίωξη συστηματικής παραγωγής ποιοτικής πληροφορίας, επιβάλλει την εφαρμογή ποιοτικής ‘προδιαγραφής κατασκευής’ για την παραγωγή του ‘πληροφοριακού προϊόντος’.

Κριτήριο ποιότητας της ‘προδιαγραφής’ των δεδομένων είναι το πόσο καλά αυτή διατυπώνει και επικοινωνεί την πραγματική σημασία των πραγματικών οντοτήτων που τα δεδομένα περιγράφουν.

Η ‘προδιαγραφή’ των δεδομένων περιλαμβάνει ονοματοδοσία, ορισμούς και περιγραφές σχέσεων μεταξύ οντοτήτων και χαρακτηριστικών αυτών, καθώς και επιχειρησιακούς κανόνες που διέπουν την επιχειρησιακή δραστηριότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων.

Κριτήρια αξιολόγησης XE "Κριτήρια αξιολόγησης" της ποιότητας της ‘προδιαγραφής’ όσον αφορά τον ορισμό των δεδομένων είναι:

η ορθότητα (π.χ. προδιαγραφής σχέσεων οντοτήτων ή οντοτήτων με χαρακτηριστικά)
η πληρότητα (π.χ. προδιαγραφή του συνόλου νομίμων τιμών για ένα χαρακτηριστικό (domain values)),
η ακρίβεια και η σαφήνεια αυτής.

Κριτήρια αξιολόγησης της ποιότητας της ‘προδιαγραφής’ όσον αφορά τον ορισμό της αρχιτεκτονικής πληροφορίας είναι:

η σταθερότητα του μοντέλου δεδομένων
η ευελιξία του μοντέλου δεδομένων
η ικανότητα του μοντέλου δεδομένων να καταγράψει τις πληροφοριακές ανάγκες του Οργανισμού.

1.4 Αρχές ποιότητας πληροφορίας

1.4.1 Η πληροφορία ως προϊόν

Έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον η ανάλυση της πληροφορίας ως προϊόντος που παρέχεται από ‘Παραγωγούς πληροφορίας’ και αξιοποιείται από ‘Πελάτες πληροφορίας’. Ξεκινώντας από τα δεδομένα που είναι η ‘πρώτη ύλη’ καταλήγουμε με κατάλληλη επεξεργασία στην πληροφορία που είναι το τελικό προϊόν.

Η πληροφορία έχει το ιδιαίτερο χαρακτηριστικό της δυνατότητας επαναχρησιμοποίησης, υπό την έννοια ότι αυτή δεν καταναλώνεται.

Πελάτες πληροφορίας είναι :

Οι Εργαζόμενοι-γνώσης (knowledge workers) του Οργανισμού είτε είναι στο ίδιο τμήμα με τους παραγωγούς πληροφορίας είτε είναι σε προχωρημένο στάδιο της αξιακής αλυσίδας πληροφορίας
Οι τελικοί Πελάτες του Οργανισμού

1.4.2 Στρατηγικός χαρακτήρας της πληροφορίας

Η πληροφορία πρέπει να αντιμετωπίζεται ως στρατηγικός πόρος της επιχείρησης που πρέπει να αξιοποιείται από τον Οργανισμό με τον καλύτερο τρόπο.

1.4.3 Ορισμός ποιότητας πληροφορίας

Μέσω της ανάλυσης της γενικότερης έννοιας της ποιότητας για τον Οργανισμό και θεωρώντας την πληροφορία XE "πληροφορία" ως ένα προϊόν, μπορεί να αναλυθεί σε αναλογία η έννοια της ποιότητας της πληροφορίας.

Ένας τρόπος γενικού ορισμού της ποιότητας είναι: ‘η συστηματική ικανοποίηση των προσδοκιών του Πελάτη’. Εξειδικεύοντας τον ορισμό για την ποιότητα πληροφορίας μπορεί να διατυπωθεί: συστηματική ικανοποίηση των προσδοκιών του ‘Πελάτη πληροφορίας’.

Οι διαστάσεις που καθορίζουν την ποιότητα της πληροφορίας είναι οι ακόλουθες:

Ο ορισμός της σημασίας των δεδομένων (ή το λεξικό των δεδομένων). Όπως κάθε καταγεγραμμένη γλώσσα έχει λεξικό που περιγράφει την σημασία των λέξεων, έτσι και τα δεδομένα πρέπει να συνοδεύονται από τον ορισμό της σημασίας τους. Ποιότητα σε αυτήν την διάσταση, είναι ο βαθμός που ο ορισμός περιγράφει με ακρίβεια την σημασία του στοιχείου της πραγματικής οντότητας.
Η ακρίβεια XE "ακρίβεια" των δεδομένων. Η ακρίβεια με την οποία τα δεδομένα εκφράζουν τα χαρακτηριστικά της πραγματικής οντότητας (π.χ. η διεύθυνση ενός Πελάτη έχει καταγραφεί με ακρίβεια ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί επιχειρησιακά χωρίς περαιτέρω ελέγχους ή επιβεβαιώσεις).
Το πλαίσιο παρουσίασης XE "πλαίσιο παρουσίασης" των δεδομένων. Ποιότητα σε αυτήν την διάσταση είναι ο βαθμός που:

§ Τα δεδομένα είναι προσβάσιμα και διαθέσιμα έγκαιρα

§ Τα δεδομένα παρουσιάζονται με τρόπο κατανοητό, δεν υπάρχουν ασάφειες και συνδυάζονται σωστά μεταξύ τους

Η αρχιτεκτονική της πληροφορίας. Ποιότητα σε αυτήν την διάσταση είναι ο βαθμός που η δομή των δεδομένων :

§ Υλοποιεί σχέσεις μεταξύ δεδομένων που αντικατοπτρίζουν τις σχέσεις των στοιχείων των πραγματικών οντοτήτων

§ Είναι ευέλικτη ώστε να μπορεί να καλύψει μελλοντικές αλλαγές και επεκτάσεις στις επιχειρησιακές διαδικασίες που υποστηρίζει

§ Είναι σταθερή ώστε να μπορεί να εξυπηρετήσει νέες εφαρμογές χωρίς σημαντικές αλλαγές στην δομή.