1.1.1.1.1 Πρότυπα που διέπουν την μέθοδο ‘ορισμού δεδομένων’.
1.1.1.1.2 Ποιότητα ‘ορισμού δεδομένων’.
1.1.1.1.3 Ποιότητα αρχιτεκτονικής πληροφορίας.
Ο όρος ‘ορισμός δεδομένων’ αναφέρεται στην πληροφορία XE "πληροφορία" που περιγράφει την ακριβή σημασία των τύπων πραγματικών οντοτήτων, για τις οποίες ο Οργανισμός πρέπει να έχει στοιχεία για να εκπληρώσει την αποστολή του.
Ο βαθμός ακριβούς αποτύπωσης και επικοινωνίας της σημασίας των πραγματικών οντοτήτων, είναι βασικό κριτήριο ποιότητας του ‘ορισμού δεδομένων’.
Θεωρώντας την πληροφορία ως τελικό προϊόν, ο ‘ορισμός δεδομένων’ είναι για την πληροφορία XE "πληροφορία" , ότι είναι οι προδιαγραφές κατασκευής για ένα βιομηχανικό προϊόν.
Στην τεχνική ορολογία χρησιμοποιείται συχνά ο όρος μετα-δεδομένα (metadata), υπό την έννοια των δεδομένων που περιγράφουν τα ίδια τα επιχειρησιακά δεδομένα. Επίσης χρησιμοποιείται ο όρος λεξικό δεδομένων (data dictionary).
Στα πλαίσια ανάπτυξης άρτιας αρχιτεκτονικής πληροφορίας η ποιότητα αξιολογείται σε 3 επίπεδα ποιότητας:
Τα πρότυπα διασφαλίζουν τον τυποποιημένο και συστηματικό ορισμό δεδομένων, ώστε να υπάρχει δυνατότητα ενοποιημένης αξιοποίησης πληροφορίας από διαφορετικές πηγές.
Θέματα που θεωρούνται είναι:
Παρακάτω αναλύονται οι παράμετροι ορισμού δεδομένων και ο τρόπος αξιολόγησης της ποιότητας.
Επιχειρησιακή ορολογία
Λεξικογραφική περιγραφή της επιχειρησιακής ορολογίας. Η περιγραφή πρέπει να αντανακλά με σαφήνεια την σημασία των όρων που χρησιμοποιούνται. Η ύπαρξη ενιαίου γλωσσαρίου επιχειρησιακών όρων (Corporate dictionary) XE "ενιαίου γλωσσάριου επιχειρησιακών όρων (Corporate dictionary)" συμβάλλει στην αποφυγή συγχύσεων και την βελτίωση της ενδοτμηματικής επικοινωνίας. Η ακριβής περιγραφή των επιχειρησιακών όρων βοηθάει στον ‘ορισμό δεδομένων’.
Τύπος οντότητας (entity type)
Οι τύποι οντοτήτων αφορούν οτιδήποτε έχει επιχειρησιακό ενδιαφέρον: Πελάτες (Φυσικά και Νομικά Πρόσωπα), Προϊόντα, οικονομικά γεγονότα κ.α..
Ονοματοδοσία τύπων οντοτήτων (entity type naming). Η ονομασία των τύπων οντοτήτων πρέπει να ανταποκρίνεται στην κατηγορία οντοτήτων που αντιπροσωπεύει. Θέματα προς αξιολόγηση είναι:
Περιγραφή τύπου οντότητας
Η περιγραφή τύπου οντότητας πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήρες παράδειγμα και να είναι κατανοητή από τους ‘Πελάτες Πληροφορίας’.
Παράδειγμα επαρκούς ορισμού οντότητας:
‘Πελάτης: Πρόσωπο που αγόρασε υπηρεσίες ή προϊόντα από τον Οργανισμό. Περιλαμβάνει ενεργούς ή ανενεργούς πελάτες καθώς και πρόσωπα που εκδήλωσαν ενδιαφέρον για υπηρεσίες ή προϊόντα’
Χαρακτηριστικά τύπου οντότητας (entity type attributes)
Χαρακτηριστικό τύπου οντότητας είναι ένα στοιχείο που συμβάλλει στην περιγραφή της πραγματικής οντότητας που ενδιαφέρει τον Οργανισμό. Λαμβάνοντας μια τιμή για ένα χαρακτηριστικό, ένας Εργαζόμενος με σχετική με τον τύπο οντότητας αντίληψη, μπορεί να συσχετίσει την τιμή αυτή με κάποια πραγματική οντότητα του τύπου αυτού και να αρχίσει να διαμορφώνει εικόνα της οντότητας.
Ονοματοδοσία χαρακτηριστικών τύπου οντότητας.
Θέματα ονοματοδοσίας χαρακτηριστικών τύπου οντότητας προς αξιολόγηση είναι:
Περιγραφή χαρακτηριστικών τύπου οντότητας
Η περιγραφή χαρακτηριστικών τύπου οντότητας πρέπει να βασίζεται σε προκαθορισμένους επιχειρησιακούς όρους ή κοινή γλώσσα και να περιλαμβάνει πλήρες παράδειγμα. Το όνομα πρέπει να είναι νοηματικά συναφές με την περιγραφή.
Ορισμός πεδίου αποδεκτών τιμών (domain type definition) χαρακτηριστικού τύπου οντότητας. Το πεδίο αποδεκτών τιμών ανταποκρίνεται στο σύνολο των τιμών που αναμένεται για το χαρακτηριστικό αυτό. Παραδείγματος χάριν το χαρακτηριστικό ‘Ημερομηνία_πώλησης’ αντλεί τιμές από το πλαίσιο τύπου ‘Ημερομηνία’, και ο αποδέκτης της πληροφορίας αναμένει να δει στο αντίστοιχο πεδίο νόμιμες ‘τιμές’ ημερομηνίας.
Προβλήματα καταγραφής πληροφορίας μπορεί να προκληθούν όταν:
Χρήση συντομογραφίας ή ακρώνυμου
Επιχειρησιακοί όροι που περιγράφονται με μακροσκελή διατύπωση απαιτούν συχνά τον ορισμό αντίστοιχης συντομογραφίας.
Θέματα χρήσης συντομογραφίας προς αξιολόγηση είναι:
Περιγραφές επιχειρησιακών κανόνων
Οι επιχειρησιακοί κανόνες διέπουν την λειτουργία του Οργανισμού. Συχνά οδηγούν σε καθορισμό σχέσεων μεταξύ οντοτήτων, σε περιορισμούς του πεδίου τιμών χαρακτηριστικών, σε κανονισμούς ακεραιότητας δεδομένων (integrity constraints) XE "κανονισμούς ακεραιότητας δεδομένων (integrity constraints)" .
Οι επιχειρησιακοί κανόνες πρέπει να είναι διατυπωμένοι με σαφήνεια, χρησιμοποιώντας περιγεγραμμένη και οικεία επιχειρησιακή ορολογία. Περιγράφουν τι πρέπει να γίνει και σε ποιες περιπτώσεις, καθώς επίσης και εξαιρέσεις στην εφαρμογή κανόνων.
Οι επιχειρησιακοί κανόνες δεν πρέπει να επηρεάζονται από περιορισμούς υφιστάμενων συστημάτων.
Η αξιολόγηση της ποιότητας της αρχιτεκτονικής πληροφορίας βασίζεται στα προαναφερθέντα κριτήρια (ενότητα Ποιότητα ‘ορισμού δεδομένων’), και επιπρόσθετα εξετάζει τα ακόλουθα:
§ Και οι δύο τύποι οντοτήτων περιγράφονται με σαφήνεια και αντιπροσωπεύουν πραγματικούς τύπους οντοτήτων που ενδιαφέρουν τον Οργανισμό
§ Η σχέση μεταξύ των δύο τύπων οντοτήτων περιγράφεται με σαφήνεια και πληρότητα και αντανακλά την σχέση των πραγματικών τύπων οντοτήτων (π.χ. εάν η σχέση τύπου οντότητας Πελάτη – τύπου οντότητας τραπεζικού λογαριασμού έχει υλοποιηθεί σαν ένα-προς-ένα, τότε δεν αποτυπώνει ορθά Πελάτες που στην πραγματικότητα έχουν 2 λογαριασμούς )
§ Όλες οι περιπτώσεις (instances) του τύπου οντότητας περιλαμβάνουν τιμή του εν λόγω χαρακτηριστικού.
§ Το χαρακτηριστικό του τύπου οντότητας που αποτυπώνεται στην αρχιτεκτονική πληροφορίας αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο του πραγματικού τύπου οντότητας που ενδιαφέρει
§ Το χαρακτηριστικό του τύπου οντότητας που αποτυπώνεται στην αρχιτεκτονική πληροφορίας αφορά μόνο ένα αναπόσπαστο στοιχείο της πραγματικής τύπου οντότητας που ενδιαφέρει και όχι συνδυασμό στοιχείων
Αποτελεί απεικόνιση υψηλού επιπέδου (conceptual) των πληροφοριακών απαιτήσεων του Οργανισμού.
Μεθοδολογίες μοντελοποίησης της Αρχιτεκτονικής του Οργανισμού (Enterprise Architecture) ενσωματώνουν απεικόνιση τέτοιου τύπου (π.χ. πλαίσιο Zαchman, 2o επίπεδο) με την περιγραφή των βασικών επιχειρησιακών διαδικασιών (business processes) και οντοτήτων που εμπλέκονται.
Στην μοντελοποίηση αυτή, που κάθε Οργανισμός πρέπει να επιδιώκει πριν την ανάπτυξη μοντέλων δεδομένων, αξιολογείται η τήρηση των ακολούθων:
Το επόμενο επίπεδο εξειδίκευσης της Αρχιτεκτονικής Οργανισμού (Enterprise Architecture) αφορά τον σχεδιασμό μοντέλων δεδομένων που εξειδικεύουν το Μοντέλο επιχειρησιακής πληροφορίας σε λογικό επίπεδο (logical) (συνήθως με χρήση σχεσιακού μοντέλου δεδομένων).
Στην μοντελοποίηση αυτή, αξιολογείται η τήρηση των ακολούθων:
o η εφαρμογή των προδιαγραφών και κριτηρίων της ενότητας ‘Ποιότητα ορισμού δεδομένων’
o σαφήνεια και δυνατότητα κατανόησης οντοτήτων και σχέσεων
o σταθερότητα μοντέλου: επεκτάσεις στο μοντέλο πρέπει να γίνονται χωρίς αλλαγή της βασικής δομής αυτού
o ευελιξία μοντέλου: επιχειρησιακές αλλαγές προκαλούν περιορισμένες αλλαγές δομής στο μοντέλο
o δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης του μοντέλου κατά την ανάπτυξη νέων συστημάτων και εφαρμογών
Φυσική υλοποίηση (physical design) είναι η διαδικασία εφαρμογής του λογικού σχεδιασμού (λογικό μοντέλου δεδομένων) σε ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων (DBMS). Κατά την υλοποίηση βάσεων δεδομένων επιδιώκεται η ακριβής αναπαραγωγή όλων των ιδιοτήτων του λογικού σχεδιασμού, κάτι που συχνά δεν είναι εφικτό (π.χ. οι σχέσεις μεταξύ οντοτήτων που φαίνονται με λεκτικό στο λογικό μοντέλο δεν είναι δυνατόν να αποτυπωθούν σε σχεσιακή βάση δεδομένων. Επίσης οι σχέσεις τύπου πολλοί –προς – πολλούς δεν αποτυπώνονται απευθείας).
Εικόνα 2 – Λεκτικά που
δεν αποτυπώνονται σε σχεσιακή βάση δεδομένων
Όσον αφορά την φυσική υλοποίηση μοντέλων δεδομένων, αξιολογείται η τήρηση των ακολούθων:
Βασική αρχή αποτελεί η υλοποίηση κοινής ‘βάσης δεδομένων αναφοράς’ (record of reference data base), από την οποία αντλούν στοιχεία όλοι οι Χρήστες.
Εφόσον αυτό δεν είναι εφικτό, πρέπει να συντηρούνται ενεργά αντίγραφα της βάσης αναφοράς μέσω μεθόδου database replication, που θα διασφαλίζουν την αντιστοιχία (consistency) των δεδομένων.
Επιπλέον πρέπει να αποφεύγεται η δημιουργία επικαλυπτόμενων (redundant) βάσεων αναφοράς που οδηγούν σε αναντιστοιχίες (inconsistencies) καθώς και η χρήση πολλών διεπαφών μετατροπής δεδομένων (data transformation interfaces). Σε περίπτωση που υπάρχουν επικαλυπτόμενες βάσεις δεδομένων ή/και διεπαφές μετατροπής δεδομένων, πρέπει να υπάρχει μηχανισμός ελέγχου και διασφάλισης της ποιότητας των επικαλυπτόμενων δεδομένων ή/και των δεδομένων που μετατρέπονται και φορτώνονται σε άλλη βάση δεδομένων.
Κατά την ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης πληροφορίας, είναι επιθυμητό να σχεδιαστεί κατάλληλη αρχιτεκτονική πληροφορίας (information architecture) που θα επιδιώκει:
καθώς και να εφαρμοστεί συστηματικό πλαίσιο τεκμηρίωσης των δεδομένων που θα περιλαμβάνει:
Τον ενιαίο ορισμό των δεδομένων (τήρηση ενιαίων κωδικοποιήσεων κατηγοριών επιχειρησιακής πληροφορίας στα διάφορα τμήματα – π.χ. κωδικοποίηση υλικών παραγωγής)
H επιχειρησιακή πληροφορία XE "πληροφορία" είναι η γλώσσα της επιχείρησης. Ο χαμηλής ποιότητας ‘λεξικογραφικός’ ορισμός της γλώσσας αυτής, δημιουργεί προβλήματα στην επικοινωνία του Οργανισμού και κατά συνέπεια στην επιχειρησιακή λειτουργία.